畅聊合肥企业档案整理中产生的问题

一、档案整理概述

 

档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。

 

（一）档案整理的类型

 

档案整理可以分为以下三种类型：

 

1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理

 

（二）档案整理的内容和步骤

 

档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使这构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。

 

（三）档案整理的原则

 

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。

 

1、保持文件之间的历史联系

 

所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

 

2、充分利用原有的整理基础

 

充分利用原有的整理基础

 

充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案蜀惯称的“充分利用原基础”。

 

3、便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。

 

二、全宗

 

（一）全宗的概念

 

全宗的一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。

 

（二）立档单位及其构成条件

 

立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：

 

1、可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；

 

2、是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；

 

3、设有管理人事的机构人员，有一定的人事任免权。

 

其中，第一个条件是首要的，必要的条件，后两个是补充条件。

 

（三）立档单位变化对全宗划分的影响

 

1、政权更迭的全宗处理

 

2、立档单位其他变化发生根本性变化的全宗处理

 

3、立档单位其他变化情况的全宗处理

 

（四）全宗的补充形式

 

1、联合全宗；2、汇集全宗；3、档案汇集

 

（五）判定档案所属全宗

 

判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。

 

三、全宗内档案的分类

 

（一）分类的基本要求

 

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。

 

分类应遵循以下基本要求：

 

1、客观性；2、逻辑性；3、可操作性

 

（二）常用的分类方法

 

档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：

 

1、年度分类法；2、组织机构分类法；3、问题分类法；4、门类分类法

 

（三）分类方案的编制

 

所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。

 

1、机关全宗分类方案的编制

 

机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分法。

 

2、企业全宗分类方案的编制

 

根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目，可根据实际需要增设一级类目。

 

四、档号和案卷目录的编制

 

（一）档号编制原则

 

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档案的编制应遵循以下原则：

 

1、唯一性原则；2、合理性原则；3、稳定性原则；4、扩充性原则；5、简单性原则。

 

（二）档号的结构

 

根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。

 

（三）档号的编制方法

 

1、全宗号的编制方法

 

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

 

2、案卷目录号的编制方法

 

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。

 

3、类别号的编制方法

 

类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

 

4、项目号的编制方法

 

项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。

 

5、案卷号的编制方法

 

案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

 

6、件号的编制方法

 

件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单位装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

 

7、页（张）号编制方法

 

页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。

 

（四）案卷目录的编制

 

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。

 

案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。